Privacyverklaring


 

Privacyverklaring

De VNCI is een vereniging die de belangen behartigt van de Nederlandse chemische industrie. Om onze doelen te bereiken staan we in contact met leden, belanghebbenden en belangstellenden. Als gevolg daarvan verwerken we op een aantal manieren persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring staat welke persoonsgegevens we verzamelen, waarom we deze gegevens verzamelen en wat we ermee doen. Wij vinden het belangrijk dat er zorgvuldig met gegevens wordt omgegaan en zorgen ervoor dat de persoonlijke informatie die ons verstrekt wordt vertrouwelijk wordt behandeld.

 

De belangrijkste verwerkingen op een rij:

Je wordt lid
Als je lid wordt dan verwerken we jouw persoonsgegevens. Wij vragen het aanmeldingsformulier te laten ondertekenen door de rechtsgeldig vertegenwoordiger (naam). Vervolgens vragen wij om de contactgegevens van een aantal werknemers met voor ons relevante functies (naam, zakelijke contactgegevens). We gebruiken deze gegevens om deze medewerkers te kunnen informeren over relevante onderwerpen.

 

Je neemt deel aan een overlegorgaan
Als je deelneemt aan een beleids- of werkgroep dan verwerken we jouw persoonsgegevens (naam, zakelijke contactgegevens). We gebruiken deze gegevens om het contact en overleg binnen het overlegorgaan te faciliteren. In dat kader stellen we jouw contactgegevens ook ter beschikking aan de andere leden van het overlegorgaan. Ook gebruiken we de persoonsgegevens voor de verslaglegging, zoals de presentielijst en de notulen.

 

Je neemt deel aan een adviesorgaan
Als je deelneemt aan een adviesgroep dan verwerken we jouw persoonsgegevens (naam, zakelijke en/of privé contactgegevens). We gebruiken de gegevens om het contact en overleg binnen het adviesorgaan te faciliteren. In dat kader stellen we de contactgegevens ook ter beschikking aan de andere leden van het adviesorgaan. Ook gebruiken we de persoonsgegevens voor de verslaglegging, zoals de presentielijst en de notulen.

Ook gegevens die verband houden met vacatievergoedingen verwerken we. We doen dit om de vergoeding te kunnen uitbetalen. Als er voor ons een wettelijke verplichting bestaat om de gegevens door te geven aan derden (zoals bijvoorbeeld de Belastingdienst) dan doen we dat. Ook kunnen de gegevens betrokken zijn bij steekproeven in het kader van de jaarlijkse accountantscontrole.

 

Je neemt deel aan een bestuursorgaan
Als je lid bent van het bestuur dan verwerken we jouw persoonsgegevens (naam, zakelijke contactgegevens). We gebruiken de gegevens om het contact en overleg binnen het bestuursorgaan te faciliteren. In dat kader stellen we de contactgegevens ook ter beschikking aan de andere leden van het bestuursorgaan. Ook gebruiken we de persoonsgegevens voor de verslaglegging, zoals de presentielijst en de notulen.

Gegevens die nodig zijn voor de inschrijving bij de Kamer van Koophandel worden wel door ons verzameld, maar niet bewaard.

 

Je bezoekt ons kantoor
Als je ons kantoor bezoekt dan verwerken we jouw persoonsgegevens. Voor jouw en onze veiligheid is een camera geplaatst in het atrium van het Synthesium. Van bezoekers worden opnamen gemaakt die na maximaal vier weken worden gewist, tenzij er reden is om ze langer te bewaren.

 

Je bezoekt onze website
Als je onze sites bezoekt dan verwerken we een aantal van jouw persoonsgegevens. In het kort komt het erop neer dat we de gegevens die we verzamelen via de website:

  • alleen gebruiken voor het analyseren van het gebruik van de website
  • niet met anderen zullen delen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten of activiteiten
  • zorgvuldig beveiligen

Deze privacyverklaring is van toepassing op de websites van de Vereniging van de Nederlandse Chemische Industrie (VNCI). De VNCI is niet verantwoordelijk voor het privacy-beleid van andere sites en bronnen die op onze websites worden genoemd.

Wanneer je onze website bezoekt worden de technische kenmerken van jouw bezoek in zogenaamde logfiles bijgehouden. Denk hierbij aan de opgevraagde pagina, IP-adres, tijdstip, browsertype en dergelijke. Wij gaan niet na wie welk IP-adres op welk moment gebruikt en wij herleiden deze gegevens dus niet tot jouw persoon. Deze logfiles worden uitsluitend ten behoeve van analyses bewaard.

 

Formulieren
De website bevat formulieren die je kunt gebruiken voor het aanvragen dan wel downloaden van informatie, het aanmelden voor de nieuwsbrief, het plaatsen van bestellingen, het aangaan van overeenkomsten of om met ons in contact te komen over verschillende onderwerpen.

De gegevens die je ons met deze formulieren verstrekt bewaren we zolang als nodig of redelijk is voor de volledige beantwoording en/of afhandeling van jouw verzoek. Het verzoek kan daarnaast in onze systemen worden opgenomen en daar conform de wettelijke bewaarplicht worden opgeslagen.

 

Derden
Wij maken gebruik van derden bij de uitvoering van onze diensten en activiteiten. Dat betekent bijvoorbeeld dat we persoonsgegevens opslaan bij derden (hostingproviders en back-up-dienstverleners) en gebruik maken van applicaties als Spotler. Indien deze derden daarbij toegang hebben tot jouw gegevens, nemen wij passende maatregelen om er voor te zorgen dat de gegevens afdoende worden beveiligd en uitsluitend voor de beoogde doelen worden gebruikt. In geen geval verkoopt de VNCI persoonsgegevens aan derden.

 

Beveiliging
VNCI heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de door jouw verstrekte persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatig gebruik.

Jouw gegevens worden via beveiligde verbindingen verzonden over het internet en in gecertificeerde datacentra en op servers van de VNCI verwerkt en opgeslagen. De persoonsgegevens worden afgeschermd van zoekmachines.

Onze werknemers zijn wettelijk verplicht om de vertrouwelijkheid van jouw gegevens te respecteren. Deze verplichting leggen we ook contractueel op aan derden die door ons worden ingeschakeld bij het uitvoeren van onze diensten en activiteiten.

 

Cookies
Cookies zijn kleine stukjes informatie die door jouw browser worden opgeslagen op jouw computer.
De website maakt gebruik van functionele cookies die noodzakelijk zijn om de website goed te laten werken. Daarnaast passen we cookies bijvoorbeeld toe om het gebruik van de website te kunnen analyseren en de gebruikersvriendelijkheid te verbeteren.

 

Social media en links naar andere websites
Op de website zijn knoppen opgenomen om de VNCI te kunnen volgen via social media. Deze knoppen worden gerealiseerd door een code die wordt aangeleverd door de diverse social media bedrijven zelf. Deze code kan onder meer een cookie plaatsen (zie boven). Wij hebben daar geen invloed op en verwijzen je naar de privacyverklaringen van de betreffende social media organisaties om te lezen wat zij met jouw (persoons)gegevens doen die zij via deze cookies verwerken.

Op de website zijn mogelijk ook links opgenomen naar websites van derden. Hoewel deze website(s) met zorg geselecteerd zijn, draagt de VNCI geen verantwoordelijkheid hiervoor.

 

Je neemt contact met ons op
Als je contact met ons opneemt of je hebt ons jouw contactgegevens overhandigd dan verwerken we jouw persoonsgegevens (naam, organisatie, contactgegevens). Wanneer je ons een e-mail of andere berichten stuurt worden deze opgenomen in onze systemen en conform de wettelijke regels opgeslagen. Soms vragen wij naar persoonsgegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk jouw vragen te verwerken en de verzoeken te beantwoorden.

 

Je meld je aan voor onze Nieuwsbrief
Als je je aanmeldt voor onze Nieuwsbrief dan verwerken we een aantal van jouw persoonsgegevens (emailadres). Geïnteresseerden kunnen zich aanmelden voor de VNCI Nieuwsbrief. Hiermee informeren wij hen over relevante ontwikkelingen. Jouw e-mailadres wordt met jouw expliciete toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. Iedere nieuwsbrief bevat een link waarmee je je kunt afmelden. Het abonneebestand van de Nieuwsbrief wordt niet aan derden verstrekt.

 

Je meld je aan voor Chemie Magazine
Als je je aanmeldt voor Chemie Magazine dan verwerken we een aantal van jouw persoonsgegevens (naam, organisatie, functie, emailadres, telefoonnummer, verzendadres). Wie werkzaam is in de chemische industrie of op een andere wijze direct of indirect bij deze industrie betrokken is, komt in aanmerking voor een gratis abonnement op Chemie Magazine. Jouw verzendadres wordt doorgeven aan een druk- en verzendhuis. Deze partij is een ‘verwerker’. Zij mogen alleen gegevens verwerken op onze instructie. Met alle verwerkers die we inschakelen maken we afspraken over de omgang met persoonsgegevens.

 

Je meld je aan voor een van onze evenementen of bijeenkomsten
Als je je aanmeldt voor een van onze bijeenkomsten dan verwerken wij een aantal van jouw persoonsgegevens (naam, zakelijke contactgegevens). Tijdens evenementen en bijeenkomsten die georganiseerd worden door de VNCI kunnen foto’s en/of video opnames worden gemaakt. Deze foto’s of video’s kunnen worden gepubliceerd op vnci.nl, andere websites van de VNCI of sociale media. Door een evenement te bezoeken stem je in dat er foto’s worden gemaakt en deze op de website en sociale media kunnen worden gepubliceerd. Indien tijdens het evenement gebruik wordt gemaakt van stemkastjes dan maken we afspraken met de uitvoerende partij om er voor te zorgen dat jouw gegevens afdoende worden beveiligd en niet voor andere doeleinden worden gebruikt.

 

Gebruik van onze diensten
Wanneer je gebruik maakt van onze diensten vragen we jou om persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens zijn noodzakelijk om de dienst of het product te kunnen leveren en worden door de VNCI bewaard conform de wettelijke bewaarplicht.

In aanvulling op bovenstaande informatie zullen we jouw persoonsgegevens:

  • niet langer of uitgebreider verwerken dan noodzakelijk;
  • zorgvuldig beheren en beveiligen;
  • nooit verkopen aan derden.

We verzamelen of gebruiken jouw persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in deze privacyverklaring, tenzij we hiervoor van tevoren jouw toestemming hebben verkregen.

 

Uitzonderingen
De VNCI stelt, behoudens de hierboven genoemde uitzonderingen, uitsluitend persoonsgegevens ter beschikking aan derden indien zij daartoe op grond van een wettelijk voorschrift verplicht wordt gesteld.

 

Inzien en aanpassen persoonsgegevens
Je hebt het recht om aan ons te vragen welke persoonsgegevens er van jouw in onze gegevensbestanden zijn opgeslagen. Wanneer je meent dat die persoonsgegevens niet (langer) juist of volledig zijn,kun je ons verzoeken jouw persoonsgegevens aan te vullen, te verbeteren of te verwijderen. Voordat wij een verzoek in behandeling nemen, controleren wij de identiteit van de verzoeker om de bescherming van de persoonsgegevens te borgen. Verzoeken om aanpassingen zullen wij zo snel mogelijk behandelen. Indien jouw verzoek (nog) niet kan worden uitgevoerd lichten we je gemotiveerd toe waarom dat het geval is. Je kunt jouw verzoek sturen via de mogelijkheden vermeld op onze pagina Contact.

 

Contactgegevens
Wanneer je vragen hebt die niet in deze privacyverklaring zijn beantwoord, wanneer je suggesties of opmerkingen hebt over de inhoud daarvan of wanneer je klachten hebt over de manier waarop wij met jouw persoonsgegevens omgaan, dan komen we graag met jou in contact.

Onze contactgegevens vindt je op onze pagina Contact.

 

Veranderingen
Privacy is volop in beweging. Zo nu en dan zullen we onze privacyverklaring daarom moeten aanpassen. Het is daarom raadzaam om regelmatig deze privacyverklaring te raadplegen.

 

Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 8 mei 2018.