07 - 02 - 2017

Grip op arbeidsomstandigheden met webapp

Werkgevers zijn volgens de Arbowet verantwoordelijk voor goede arbeidsomstandigheden op de werkplek. Dat vraagt om gedegen risico-inventarisaties en -evaluaties en beheersmaatregelen, maar in de praktijk is dat niet altijd even makkelijk. De webapplicatie ‘Mijn RI&E’ biedt AkzoNobel Sassenheim het gewenste overzicht.

’Vanaf 1996 voeren we risico-inventarisaties en -evaluaties uit bij de productie, laboratoria en kantoren", vertelt Geek van der Zalm, arbeidshygiënist bij AkzoNobel in Sassenheim. Na een jaar of vijftien leverde dat een halve kast aan papieren documenten op, waaraan telkens nieuwe werden toegevoegd. "Bij een audit in 2013 vroeg een inspecteur van Lloyd's Register aan iemand ergens op de locatie naar een risico-inventarisatie van een bepaalde werkplek. 'Oh, die ligt bij Geek in de kast', was het antwoord. Dit bracht ons enigszins in verlegenheid. Dat moet beter kunnen, dachten we toen.”

Via Google stuitte Van der Zalm op de webapplicatie ‘Mijn RI&E’ (zie kader) en kwam in contact met Huib Arts van het adviesbureau Arboplaats, die bedrijven hierin wegwijs maakt. Nadat Mijn RI&E in een pilot was toegespitst op de locatie in Sassenheim en bijna iedereen op de locatie oordeelde dat het een goede tool was, is in 2015 begonnen met het invoeren van inventarisaties, plannen van aanpak en actiepunten in het systeem van in totaal 62 verschillende afdelingen. “In 2016 zijn alle RI&E's getoetst. Na goedkeuring hebben we Mijn RI&E doorgezet naar de leidinggevenden", aldus Van der Zalm.

Vergelijken
Een leidinggevende kan nu in één oogopslag zien hoe de vlag erbij hangt, zowel op het niveau van de locatie en de afdeling als de werkplek. Met doorklikken kan hij of zij doordringen tot elke werkplek, ook van een andere afdeling, zodat vergelijken mogelijk is. Groene balkjes geven aan of de risico's beheerst zijn, oranje en rode dat het risico nog niet beheerst is en actie noodzakelijk is. Mijn RI&E laat ook zien welke actiepunten na hun deadline nog openstaan. De actiehouder en ook bijvoorbeeld de leidinggevende ontvangen hierover dan een mail uit Mijn RI&E. Zo helpt het systeem acties te bewaken.

In tegenstelling tot het vroegere papieren systeem geeft Mijn RI&E ook aan wat allemaal goed gaat, zodat een reëel beeld van de situatie ontstaat. Verder is het systeem op beheersmaatregelen gericht. Het vermeldt niet alleen welke risico's bepaalde stoffen opleveren, maar ook en vooral op welke manier die risico's kunnen worden beheerst. Daarnaast staat met een percentage aangegeven in hoeverre medewerkers gebruikmaken van beheersmaatregelen, zoals bijvoorbeeld persoonlijke beschermingsmiddelen. Bij een te laag percentage blijft het actiepunt openstaan en moet de leidinggevende op een gegeven moment in actie komen. "Gegevens over gedrag horen erbij", stelt Huib Arts van Arboplaats vast. "Als mensen onvoldoende gebruikmaken van de beschikbare middelen, worden de arbeidsomstandigheden er immers niet beter op."

Suggesties
Als een leidinggevende ziet dat er aanvullende maatregelen nodig zijn, hoeft hij of zij het wiel volgens Van der Zalm niet uit te vinden. “Aan Mijn RI&E zijn namelijk de arbeidscatalogi van verschillende branches gekoppeld. Dat levert al snel suggesties op." Het simpelweg aanvinken van een suggestie leidt meteen tot het opnemen van de gewenste maatregelen in een plan van aanpak, plus een inschatting van de kosten die ermee gemoeid zijn. Met een druk op de knop kan de leidinggevende ook een eindverantwoordelijke aanwijzen. Mijn RI&E laat ook zien welke kosten het uitvoeren van bepaalde maatregelen nog gaat opleveren. "Vanwege het beperkte budget moet het management beslissen welke maatregelen prioriteit hebben", aldus Van der Zalm.

Volgens Arts draait het allemaal om de inzetbaarheid van de mensen. “Je neemt daarom in eerste instantie die maatregelen die nodig zijn om te voorkomen dat mensen ergens bij wijze van spreken ziek, zwak of misselijk van worden, plus uiteraard maatregelen om ongevallen te voorkomen. Je doet alleen de dingen die noodzakelijk zijn en werkt toe naar concrete oplossingen. Het gaat om focus, niet om volledigheid."

Behalve overzicht heeft Mijn RI&E ook eenduidigheid opgeleverd over wie waarvoor verantwoordelijk is. Van der Zalm: "De verantwoordelijkheden liggen nu daar waar ze moeten liggen: bij de leiding en niet bij de HSE-managers. Als zaken blijven liggen, leidt dat vanzelf tot vragen van managers. Vroeger lag het in de la en wisten de mensen vaak niet eens dat het daar lag."

Vanwege de gebruiksvriendelijkheid wordt het systeem nu regelmatig geraadpleegd door leidinggevenden. "Daar zijn we best trots op”, zegt Van der Zalm. “Vroeger besprak ik met mijn leidinggevende slechts een of twee keer per jaar de stand van zaken."

Dynamisch systeem
Van der Zalm en Arts benadrukken dat Mijn RI&E een dynamisch systeem is. Zodra bijvoorbeeld de receptuur of het productieproces wijzigt, komt de vraag op of alle risico's nog steeds beheerst zijn. Na een nieuwe RI&E volgt dan een nieuw plan van aanpak, wat tot de nodige aanpassingen in Mijn RI&E leidt.

Het grote voordeel ten opzichte van vroeger (“het papieren verhaal”) is volgens Arts dat een leidinggevende nu snel kan zien welke mensen maatregelen consciëntieus uitvoeren en welke nog een extra aansporing nodig hebben. “Als zaken stroef lopen, kan dat overigens ook met bepaalde barrières te maken hebben, zoals een tekort aan budget. In elk geval maakt het systeem inzichtelijk waar het probleem zit."

Van der Zalm geeft aan dat in Sassenheim verschillende businessunits en corporate afdelingen naast elkaar werken. “Hiërarchisch gezien komen hier dus niet alle lijnen bij elkaar. Maar Mijn RI&E maakt het als horizontaal platform toch mogelijk het overzicht te bewaren over alle zaken op het gebied van arbeidsomstandigheden."

Gevaarlijke stoffen en psychosociale aspecten
Sinds dit jaar zijn in Mijn RI&E ook de vier stappen opgenomen die de Inspectie SZW voorschrijft met betrekking tot het werken met gevaarlijke stoffen. "We hebben voor een aanpak gekozen die veel minder arbeidsintensief is dan andere instrumenten”, aldus Huib Arts van Arboplaats. “We zijn bezig hiervoor patent aan te vragen. Per activiteit staat aangegeven of de situatie verantwoord is, gegeven de door Mijn RI&E geschatte blootstelling aan concentraties gevaarlijke stoffen op de werkplek en de door Mijn RI&E geschatte grenswaarden daarvan. Als de concentratie hoger is dan de grenswaarde volgt een plan van aanpak. Het plaatsen van bijvoorbeeld een goede afzuiging kan dan weer een groen balkje opleveren."

De bedoeling is om in samenspraak met de bedrijfsartsen ook psychosociale aspecten mee te nemen in Mijn RI&E, waaronder seksuele intimidatie, gebruik van geweld, pesten en te hoge werkdruk. In verband met privacy zullen alleen zij die daartoe geautoriseerd zijn toegang hebben tot de diepere niveaus in het systeem. Arts: "Bedrijfsartsen kunnen aan de hand van Mijn RI&E ook een bepaald probleem signaleren en daarover in gesprek gaan met een leidinggevende. Psychosociale aspecten kun je zeker niet uitvlakken. In bijvoorbeeld een kantooromgeving vormen ze vaak de belangrijkste oorzaak van ziekteverzuim."

NRK ‘vader’ van Mijn RI&E
Mijn RI&E komt voort uit een samenwerking tussen de NRK (Federatie van brancheverenigingen voor de rubber-, recycling-, en kunststofindustrie) en Adviesbureau Arboplaats. In 2009 begonnen zij met het opstellen van een arbocatalogus voor de gehele rubber- en kunststofverwerkende sector, waarin afspraken tussen de vakbonden en werkgeversorganisaties over de arbeidsomstandigheden zijn vastgelegd. Na toetsing door het ministerie van SZW kwam deze catalogus in 2011 online. Intussen werkten de NRK en Arboplaats aan de ontwikkeling van de internetapplicatie Mijn RI&E, die in februari 2012 beschikbaar kwam.

"Mijn RI&E is ontwikkeld vanuit het perspectief van de bedrijven", verklaart Erik de Ruijter, directeur beleid en advies van de NRK. “Zij willen weten hoe ze veilig kunnen werken en hoe ze dat op een normale manier kunnen aanpakken met een minimum aan administratieve lasten en zonder zich te verliezen in allerlei details.” Momenteel werken ruim 300 van de in totaal 450 NRK-leden naar tevredenheid met deze webapplicatie. Klachten komen zelden voor. Het aantal gebruikers groeit nog iedere maand. Zowel grote als kleine bedrijven kunnen ermee uit de voeten. "Een kleiner bedrijf dat minder machines heeft is er gewoon sneller mee klaar", aldus De Ruijter.

Verder wijst hij erop dat de NRK en haar branches arbocatalogi specifiek voor sectoren als rubber-, thermoplasten- en composietverwerking hebben ontwikkeld, terwijl andere industrieën met generieke arbocatalogi werken. Als een NRK-bedrijf aangeeft in welke sector het werkt, dan ontvouwt zich een variant van Mijn RI&E die specifiek is voor die sector met bijbehorende catalogus. "Elke catalogus is zo gedetailleerd dat je als bedrijf niet alleen weet dat je wat moet doen, maar ook wat je moet doen. Uit Mijn RI&E rolt meteen het RI&E-rapport met een plan van aanpak", aldus De Ruijter.

Inmiddels heeft Mijn RI&E ook haar entree gemaakt in de verfindustrie, bij meelmaalderijen, voedingsmiddelenbedrijven en bouwbedrijven. Ook grote bedrijven als Philips en FrieslandCampina werken ermee.

Tekst: Erik te Roller

Dit artikel verscheen in Chemie Magazine (januari 2017)


Lees meer over dit onderwerp via de tag(s):
Veiligheid Voorop
Risicoregelgeving & zelfregulering

Onderdeel van dossier(s):